- 12 diciembre, 2022
- Escrito por: Sofia Terlesky
- Categoría: Asesoría empresarial
Todos los equipos de trabajo quieren ser más productivos, siendo capaces de optimizar al máximo los procesos de trabajo. De hecho, hay quiénes creen que estamos viviendo una especie de “paranoia de la productividad” que genera que tanto jefes como empleados se encuentren corriendo de una tarea hacia la otra, esperando completar todas las tareas del día.
Quizás no siempre sea posible cumplir al 100% con los objetivos propuestos, pero también es cierto que es importante tomar la acción para mejorar la productividad y ahorrar tiempo en tareas administrativas que nada aportan a los objetivos generales de la empresa. De hecho, una encuesta realizada por Asana arroja datos abrumadores respecto a la productividad en el trabajo: los empleados de las empresas encuestadas ocuparon 58% de sus horas laborales para realizar tareas duplicadas, poco calificadas, repetitivas, y que le ofrecen poco valor a la empresa.
¿Te imaginas perder tanto tiempo de trabajo en tareas triviales que no aportan al alcance de objetivo?
En este artículo recopilamos algunas aplicaciones que pueden ayudarte a planificar y asignar mejor las tareas de la oficina, y que te servirán para entender cómo cada colaborador emplea su tiempo y fomentar el trabajo en equipo. Al fin y al cabo, el secreto de los equipos de trabajo altamente productivos se encuentra en su capacidad para entender que la productividad no consiste solo en trabajar mucho, sino en trabajar de forma inteligente. ¡Vamos a la lista!
Aplicaciones para trabajar en equipo y aumentar la productividad
Hay muchas aplicaciones que pueden servirte para mejorar la comunicación en tu equipo, entender quiénes deben involucrarse en cada tarea, y medir la productividad de tus empleados.
A continuación, listamos algunas de las herramientas que más fueron empleadas por equipos de trabajo remotos e híbridos, y que te permitirán gestionar todo tipo de proyectos aún con empleados en home office e in-office en conjunto.
Es una gran herramienta para organizar tareas y proyectos en listas, tableros y tarjetas. Trello facilita la colaboración de los equipos en los proyectos, asignando tareas a diferentes personas y manteniendo a todo el mundo al corriente de lo que ocurre.
Con mis equipos de trabajo, utilizo Trello como tablero de ideas para que todos se mantengan al tanto de lo que sucede y qué estamos planificando. También funciona excelente como tablero de diseño, ya que puedes compartir links, paletas de colores, imágenes, y más.
Si necesitas una forma más eficiente para organizar proyectos, Notion ofrece una plataforma que te permite crear un espacio de trabajo casi completamente personalizable. Además, ofrece muchas opciones para manejar datos, por lo que puede ser de mucha ayuda con las tareas administrativas. Pero sin dudas lo que más me gusta de Notion es cómo te permite colaborar con otros miembros de tu equipo, dejando mensajes, links, notas, y cualquier tipo de archivo.
Aunque Notion tiene algunas funciones de calendario y tareas incorporadas, a veces puede no ser suficiente para medir el tiempo invertido en cada proyecto. Una gran alternativa es Freedcamp, una app que te permite crear tareas, asignar colaboradores, y hacer un seguimiento del tiempo empleado con contadores que puedes personalizar.
Ofrece una interfaz sencilla que facilita la gestión de las tareas diarias de tu equipo y también permite documentar tus objetivos a largo plazo en milestones. Es una gran aplicación para fomentar la transparencia sin dañar la ética de tu empresa.
Es una aplicación de productividad gratuita que te ayuda a mantenerte concentrado en la tarea que quieres realizar. Tiene una interfaz sencilla y permite establecer el periodo de tiempo durante el cual quieres mantenerte concentrado. Una vez transcurrido este periodo, se te recordará con una notificación que es hora de tomar un descanso, puedes seleccionar entre tres tipos diferentes de descansos (caminar, estirar o meditar).
Es una gran herramienta para recomendar a tus empleados, ya que con ella puedes implementar la técnica pomodoro para ganarle a la procrastinación y completar todas las tareas del día.
Siempre puedes usar Google Calendar para agendar tus llamadas, claro. Pero Calendly es definitivamente una de mis aplicaciones favoritas a la hora de coordinar un llamado de trabajo. Quizás te preguntes, ¿por qué esta aplicación se encuentra en una lista de apps para mejorar la productividad?. Simple: con Calendly te ahorras todos esos mails consultando horarios para coordinar un llamado grupal con tus empleados o superiores.
Esta herramienta de gestión de redes sociales permite programar publicaciones para perfiles de Twitter, Facebook, LinkedIn y más. Esta aplicación es ideal para pequeñas empresas que necesitan publicar contenido en las redes sociales de forma regular. Además, Hootsuite te permite monitorizar las menciones de tu marca en tiempo real para que tu departamento de marketing pueda responder en un instante.
Esta aplicación te permite firmar documentos sobre la marcha con tu celular o tablet. Lo mejor de esta herramienta es que también funciona sin conexión, así que no debes preocuparte por perder el acceso a tus documentos mientras viajas fuera de tu espacio de oficina.
Te sorprendería la cantidad de tareas que puedes automatizar y el tiempo que puedes llegar a ahorrar con ello.
Y, si vamos a hablar de automatización de tareas en la oficina, no puedo dejar de mencionar a Zapier, una herramienta que te permite automatizar muchas tareas de forma sencilla y rápida. Su característica principal es que puedes conectar casi cualquier servicio online y así realizar tareas como: enviar correos electrónicos, crear notificaciones, enviar mensajes en tu equipo de Slack, y más. En el siguiente video puedes seguir aprendiendo más sobre el uso de Zapier en tu empresa:
